Een zending van of naar een niet EU-land moet vergezeld worden van een douanefactuur. Hier vind je de douanefactuur-template en de stapsgewijze instructies over hoe deze moet worden ingevuld.
Download de douanefactuur hier:
Download het formulier (pdf)Als je naar een niet EU-land verzendt, zijn de volgende stappen erg belangrijk:
Vul het formulier juist en volledig in.Gebruik de instructies hieronder als referentie.
Print 3 kopieën van het douaneformulier en als de zending niet voor handel is:
- print 1 kopie van het identiteitsbewijs van de ontvanger (ID-kaart, NIE, paspoort)
als de zending wel voor handel is:
- print een kopie van het fiscale identificatienummer (btw)
- print 1 kopie van de handelsfactuur
Doe alle documenten in een envelop en plak deze op het pakket.In eender welke winkel of postkantoor kan je enveloppen met plakstrip kopen.
Stapsgewijze instructies om de douanefactuur in te vullen
Douanedocumenten moeten digitaal en in het Engels worden ingevuld (met de hand ingevulde documenten worden niet aanvaard).
DOUANEFACTUUR De douanefactuur is een document dat de douanediensten van ieder land moeten verwerken en waarop de nodige belastingen en beperkingen van toepassing zijn. Selecteer hoe je wilt dat de factuur wordt verzonden:
- als een handelsfactuur
Wanneer de inhoud een aankoop is en de ontvanger de aankoop heeft gedaan. - als een niet-handelsfactuur
Wanneer de verzonden goederen vallen onder:- persoonlijke eigendommen
- proefstalen
- retours
- cadeau‘s
De douanediensten zijn erg voorzichtig met niet-handelsfacturen, ze controleren altijd of de zending geen verkapte aankoop is (niet aangegeven). Probeer de douanediensten niet te bedriegen door het onjuiste type factuur of een onjuiste waarde van de verzonden goederen aan te geven.
INFORMATIE VAN DE AFZENDER EN DE ONTVANGER Het is verplicht om de persoonlijke identificatie (ID-kaart, NIE, paspoort) van zowel de afzender als de ontvanger te vermelden en, in het geval van een bedrijf, ook het btw-nummer. Zonder deze informatie wordt de zending bij de douane tegengehouden.
Tax ID = het nationaal identificatienummer in de meeste landen
Btw-nummer = het identificatienummer waarmee het bedrijf geregistreerd staat
Vraag de ontvanger vóór het pakket te verzenden om zijn/haar TAX ID of btw-nummer.
INVENTARISLIJST Je dient een gedetailleerde inventarislijst op te stellen van alles wat je verzendt.
Gedetailleerde omschrijving in het Engels van ieder voorwerp
Beschrijf ieder artikel dat je verzendt in de eerste kolom van de tabel. Indien nodig kan je alle regels gebruiken
- het doel
- de materiaaleigenschappen
- het merk
- de afmetingen
- het gebruik
- het gender waarvoor het bedoeld is (bijvoorbeeld vrouwenschoenen)
- ieder ander detail dat op het betreffende voorwerp van toepassing is
Voorbeeld
Maria stuurt haar vriend die voor zijn werk naar Canada is verhuisd enkele van zijn meest waardevolle persoonlijke eigendommen: een poster, een paar schoenen, een mobiele telefoon, een horloge en twee shirts.
Voor artikelen die materiaal van dierlijke oorsprong kunnen bevatten zoals leer, wol, zijde (bijvoorbeeld schoenen, jassen, slaapkleding, etc.) is het verplicht om het materiaal en de afkomst te noemen (of dit nu rundsleer of synthetisch materiaal is).
Als de voorwerpen al gebruikt zijn, moet je dit in de beschrijving melden.
Tariff-code/HS-code
De Tariff-code is een internationale code die de douanediensten gebruiken om de goederen te categoriseren. Om ervoor te zorgen dat je zending op tijd geleverd wordt, is het noodzakelijk dat je de juiste code vermeldt.
Voor de Tariff-code kun je www.tariffnumber.com raadplegen en de code zoeken. Lees zorgvuldig de volledige beschrijving van de code voordat je deze als de juiste uitkiest.
Voorbeeld
Maria moet de Tariff-code van vijf verschillende voorwerpen ingeven. Dit zijn de code‘s die ze vond:
Kopieer deze niet, jouw voorwerpen kunnen andere materialen bevatten.
Tips om de juiste Tariff-code te vinden
- Bedenk welke materialen het voorwerp bevat, waarvoor het gebruikt kan worden en welke functie het heeft
- als je resultaten verkrijgt, kan je de zoekfunctie van je browser gebruiken (ctrl+f of cmd+f) om sleutelwoorden binnen de zoekactie te benadrukken
- lees vanaf begin tot eind - wees er zeker van dat de code overeenkomt met je voorwerp
- wees voorzichtig met de tekst die volgt op "excl.", dit is het sleutelwoord dat aangeeft dat alles na dat woord niet onder de betreffende Tariff-code valt
- als je het voorwerp niet kunt vinden d.m.v. de zoekactie, probeer het dan met synoniemen ('pantalon' in plaats van 'broek', 'affiches' in plaats van 'posters', 'platen' in plaats van 'lp', etc.)
Land van herkomst
Geef het land van herkomst van je voorwerp aan. Over het algemeen vind je dit op het "Made in"-etiket van het product.
Aantal producten
Als je meerdere van dezelfde voorwerpen verzendt (bijvoorbeeld twee katoenen shirts), hoef je deze maar één keer in de tabel te beschrijven, maar geef wel aan hoeveel voorwerpen je verzendt. Om te weten of jouw voorwerp op een nieuwe regel moet worden omschreven, kun je jezelf de volgende vraag stellen:
Is detzelfde code op alle voorwerpen van deze regel van toepassing?
Als je antwoord nee is, moet je dit voorwerp op een nieuwe regel beschrijven.
Als je meer dan dertien verschillende voorwerpen verzendt, kan je hier een extra tabel downloaden
Download de extra inventarislijstWaarde van het voorwerp
Vermeld de reële waarde van ieder voorwerp dat je hebt omschreven.
Deze waarde kan nooit nul (0) zijn.
Als je persoonlijke voorwerpen zonder concrete waarde verzendt, probeer deze dan met de grootst mogelijke precisie te evalueren - voor hoeveel zou je het verkopen op de tweedehandsmarkt?
Als je door jou vervaardigde artikelen verzendt, probeer dan de waarde van de materiaal- en productiekosten in te schatten.
Als je een waarde toekent die niet overeenkomt met de beschrijving (bijvoorbeeld € 1 voor een smartphone van de nieuwste generatie) kan je zending vertraging oplopen of worden tegengehouden. Wanneer de autoriteiten onregelmatigheden opmerken, zullen zij om aanvullende documentatie vragen.
Voorbeeld
Hoewel de schoenen en de telefoon gebruikt zijn, vermeldde Maria de reële marktwaarde. Deze heeft zij berekend op basis van de oorspronkelijke waarde en leeftijd van het voorwerp. Dit is een ingeschatte, maar wel noodzakelijke waarde.
Maria heeft de douanefactuur als volgt ingevuld:
REDEN VAN EXPORT Selecteer de werkelijke reden van de zending. Weet dat Packlink geen tijdelijke, maar alleen permanente exporten beheert.
DETAILS VAN DE ZENDINGVermeld de hoeveelheid pakketten dat je verzendt in het juiste veld. Als het meer dan één is, tel dan het totale gewicht van de verpakkingen bij elkaar op en vermeld dit in het veld voor gewicht.
Het is erg belangrijk om het exacte gewicht te vermelden. Als je dit niet doet, kan je problemen krijgen bij de douane. Je zending zal vertraging oplopen en ook nog extra kosten genereren.
Op het veld Shipping cost (€)/ Transportkosten, moet je de prijs invullen die je aan Packlink voor de zending hebt betaald.
VERKLARING TWEEËRLEI GEBRUIK Dit is een vereiste verklaring voor de douanediensten. Vermeld dat wat je verzendt niet bedoeld is voor militair gebruik.
Als je iets wil verzenden met een militair doel, DOE DIT NIET, het is illegaal.
CITES-verklaring Dit is een vereiste verklaring voor de douanediensten. Vermeld dat je niets verzendt dat vervaardigd is van verboden materialen overeenkomstig de wetten ter bescherming van bedreigde diersoorten.
Als je iets wil verzenden dat vervaardigd is van materialen die mogelijk afkomstig zijn van met uitsterven bedreigde diersoorten (bijvoorbeeld de slagtand van een olifant), DOE DIT NIET, het is illegaal. Als je het niet zeker weet, kan je het hier controleren: http://checklist.cites.org/#/es
DEFINITIEVE/PERMANENTE EXPORT Hiermee verklaar je te weten dat je zending niet tijdelijk geëxporteerd zal worden en dat de standaard douaneheffingen van toepassing zijn. Packlink voert geen tijdelijke verzendingen buiten de EU uit.