Hasar veya kayıp bildirmek için tıpkı diğer sigorta işlemlerinde olduğu gibi (ev, araba, vs.) bir belge sunulması gerekmektedir:taşınan malların ticari faturası (alış/satış)
Fatura sigorta şirketi için önemlidir, çünkü malların değerinin en kesin kanıtını fatura oluşturmaktadır. Fatura koşulları şunlardır:
- Belgenin fatura numarasını, satıcının CIF ve vergi numaralarını, satılan ürünün ayrıntılı bilgilerini ve vergi dökümünü içermesi gerekmekte, vergiden muaf olması halinde bunun da belirtilmesi gerekmektedir.
- Her zaman gönderen ve/veya alıcı bilgilerini de malların gönderinin taraflarından birine ait olduğunu gösterecek şekilde içermesi gerekmektedir. (satış/kasa Fişleri hariç)
Hasar veya kayıp durumlarında hak talep edilebilmesi için bu belge zorunludur, fakat faturanın bulunmadığı veya tarihinin 60 günden eski olduğu durumlarda , (İlave Sigorta, geçerli olmayacaktır çünkü kullanılmış ürünler dahil değildir) Taşıma Şirketi ve/veya Sigortacının bir Yeminli Değer Beyanı kabul etmesi de mümkündür: Yeminli Değer Beyanı