Douanefactuur en Hoe deze in te vullen

Als je handelswaar verzendt of ontvangt van buiten de Europese Unie, moet je de douanefactuur invullen en bijvoegen bij het pakket. Hier vind je het sjabloon van de douanefactuur en de stapsgewijze instructies over hoe deze moet worden ingevuld.

Download de douanefactuur hier:

Download het formulier (pdf)

Als je van buiten de Europese Unie verzendt, is zijn de volgende stappen erg belangrijk:

1 Vul het formulier juist en voorzichtig in,
Gebruik de instructies hieronder als referentie.
2 Print3 kopieën van het douaneformulier en

en als je zending niet voor de handel is:

  • print 1 kopie van het identiteitsbewijs van de ontvanger (ID-kaart, NIE, paspoort)

als je zending wel voor de handel is:

  • print een kopie van het fiscale identificatienummer (btw)
  • print 1 kopie van de handelsfactuur
3 Doe alle documenten in een envelop en plak deze op het pakket
Je kunt bij iedere winkel of postkantoor enveloppen met plakstrip kopen.

packing-slip-pouch-500x500.jpg

Stapsgewijze instructies om het douaneformulier in te vullen

Je dient de douanedocumenten digitaal, in het Engels, in te vullen (met de hand ingevulde documenten worden niet geaccepteerd).

1 DOUANEFACTUUR

De douanefactuur is een document dat de douanediensten van ieder land moeten verwerken en waarover de vereiste belastingen en beperkingen worden toegepast. Selecteer hoe je wilt dat dat de factuur verzonden wordt:

  • als een handelsfactuur
    Wanneer de inhoud een aankoop is, de ontvanger de aankoop heeft gedaan.
  • als een niet-handelsfactuur
    Wanneer de handelswaar die je verzendt, valt onder:
    • persoonlijke eigendommen
    • proefstalen
    • retouren
    • cadeau‘s

De douanediensten zijn erg voorzichtig met niet-handelsfacturen, ze controleren altijd of de zending geen verkapte aankoop is (niet gedeclareerd). Probeer de douanediensten niet te bedriegen door het onjuiste type factuur aan te geven of een onjuiste waarde van de verzonden artikelen te vermelden.

2-3 INFORMATIE VAN DE AFZENDER EN DE ONTVANGER

Het is verplicht om persoonlijke identificatie (ID-kaart, NIE, paspoort) van zowel de afzender als de ontvanger te vermelden en in het geval van een bedrijf ook het btw-nummer. Zonder deze informatie wordt het pakket tegengehouden bij de douane.

Tax ID = het nationaal identificatienummer in de meerderheid van de landen


Btw-nummer = het identificatienummer waarmee het bedrijf geregistreerd staat

Vraag de ontvanger om zijn/haar TAX ID of btw-nummer voorafgaand aan de verzending.

4 INVENTARISLIJST

Je dient een gedetailleerde inventarislijst op te stellen van alles wat je verzendt.

Gedetailleerde omschrijving in het Engels van ieder voorwerp

Beschrijf in de eerste kolom van de tabel ieder artikel dat je verzendt. Zo nodig, kun je gebruikmaken van alle regels

  • het doel
  • het materiaal is vervaardigd in
  • het merk
  • de afmetingen
  • het gebruik
  • het gender waarvoor het bedoeld is (bijvoorbeeld vrouwenschoenen)
  • ieder ander detail dat op het betreffende voorwerp van toepassing is

Voorbeeld

Maria stuurt haar vriend die recent naar Canada is verhuisd voor zijn werk enkele van zijn meest waardevolle persoonlijke eigendommen: een poster, een paar schoenen, een mobiele telefoon, een horloge en twee shirts.

objects-image.jpg
descriptions.png

Voor artikelen die materiaal van dierlijke oorsprong kunnen bevatten zoals leer, wol, zijde (bijvoorbeeld, schoenen, jassen, slaapkleding, enz.) is het verplicht om het materiaal en de afkomst te noemen, of dit nu rundsleer of synthetisch materiaal is.

shoes-description.png

Als je artikelen gebruikt zijn, vergeet dit dan niet te vermelden in de beschrijving.

Tariff-code/Tariefpost

De Tariff-code is een internationale code die de douanediensten gebruiken om de handelswaar te categoriseren. Om ervoor te zorgen dat je pakket op tijd geleverd wordt, is het noodzakelijk dat je de juiste code vermeldt.

Voor de Tariff-code kun je www.tariffnumber.com raadplegen en bovenaan naar de code zoeken. Lees zorgvuldig de volledige beschrijving van de code, voordat je deze als de juiste uitkiest.

tariffnumber-screenshot.png

Voorbeeld

Maria moet het Tariff-nummer van vijf verschillende voorwerpen vinden. Dit zijn de code‘s die ze vond:

descriptions-tariffnumbers.png

alert-icon.svgKopieer deze niet, jouw voorwerpen zouden verschillende materialen kunnen bevatten.

Adviezen om het juiste Tariff-nummer te vinden

  • Bedenk welke materialen het voorwerp bevat, waarvoor het gebruikt kan worden en welke functie het heeft
  • als je de resultaten eenmaal hebt gevonden, kun je de zoekfunctie van je browser gebruiken (ctrl+f of cmd+f) om sleutelwoorden te benadrukken binnen de zoekactie
  • lees vanaf begin tot eind - wees er zeker van dat het overeenkomt met je voorwerp
  • wees voorzichtig met de tekst die volgt op "excl.", dit is het sleutelwoord dat aangeeft dat alles na dat woord niet onder de betreffende Tariff-code valt
  • als je het voorwerp niet kunt vinden d.m.v. de zoekactie, probeer het dan met synoniemen ('pantalon' in plaats van 'broek', 'affiches' in plaats van 'posters', 'platen' in plaats van 'elpees', enz.)

Land van herkomst

Geef het land van herkomst van je voorwerp aan. Over het algemeen vind je dit op het "Made in"-etiket van het product

Productnummer

Als je meer dan één van dezelfde voorwerpen (bijvoorbeeld twee katoenen shirts) verzendt, hoef je deze maar één keer in de tabel te beschrijven, maar geef wel aan hoeveel artikelen je verzendt. Om te weten of jouw voorwerp op een nieuwe regel moet worden omschreven, kun je jezelf de volgende vraag stellen:

Is hetzelfde codenummer van toepassing op alle voorwerpen op deze regel?

Als je antwoord nee is, dien je dit voorwerp op een nieuwe regel te beschrijven.

Als je meer dan dertien verschillende voorwerpen verzendt, kun je hier een extra tabel downloaden

download-icon.svgDownload de extra inventarislijst

Waarde van het voorwerp

Vermeld de reële waarde van ieder artikel dat je hebt omschreven.

Deze waarde kan nooit nul (0) zijn

Als jepersoonlijke voorwerpen zonder concrete waarde verzendt, probeer deze dan met de grootste precisie mogelijk te waarderen - voor hoeveel zou je het verkopen op de tweedehands markt?

Als je door jou vervaardigde artikelen verzendt, probeer dan de waarde in te schatten van de materiaal- en productiekosten.

Door een waarde toe te kennen die niet overeenkomt met de beschrijving (bijvoorbeeld € 1,- voor een smartphone van de nieuwste generatie) kan je zending vertraging oplopen of worden tegengehouden. In het geval dat de autoriteiten onregelmatigheden opmerken, zullen zij om aanvullende documentatie vragen.

Voorbeeld

Ondanks dat de schoenen en de telefoon gebruikt zijn, vermeldde Maria de reële marktwaarde. Deze heeft zij berekend op basis van de oorspronkelijke waarde en leeftijd van het voorwerp. Dit is een ingeschatte waarde, maar wel noodzakelijk

Zo heeft Maria het douaneformulier ingevuld:

entire-inventory.png
5 REDEN VAN EXPORT

Selecteer de werkelijke reden van de zending. Vergeet niet dat Packlink geen tijdelijke exporten beheert, maar alleen permanente

6 DETAILS VAN DE ZENDING

Vermeld de hoeveelheid pakketten die je verzendt in het juiste veld. Als het meer dan één is, tel dan het totale gewicht van de verpakkingen bij elkaar op en vermeld dit op het veld voor gewicht.

Het is erg belangrijk om het exacte gewicht te vermelden. Als je dit niet doet, kun je problemen krijgen bij de douane. Je zending kan daarnaast vertraging oplopen, wat tot extra kosten kan leiden.

Op het veld Shipping cost (€)/ Transportkosten, dient de prijs te worden ingevuld die je aan Packlink hebt betaald voor de verzending.

7 VERKLARING TWEEËRLEI GEBRUIK

Dit is een vereiste verklaring voor de douanediensten. Vermeld dat wat je verzendt niet bedoeld is voor militair gebruik.

Als je overweegt om iets te verzenden met een militair doel, DOE DIT NIET, het is illegaal

8 CITES-verklaring

Dit is een vereiste verklaring voor de douanediensten. Vermeld dat je niets verzendt dat vervaardigd is van verboden materialen, in overeenstemming met de wetten ter bescherming van bedreigde diersoorten.

Als je overweegt om iets te verzenden dat vervaardigd is van materialen die mogelijk afkomstig zijn van diersoorten die met uitsterven bedreigd zijn (bijvoorbeeld de slagtand van een olifant), DOE DIT NIET, het is illegaal. Als je het niet zeker weet, kun je het hier controleren: http://checklist.cites.org/#/es

9 DEFINITIEVE/PERMANENTE EXPORT

Hiermee verklaar je te weten dat je zending niet tijdelijk geëxporteerd zal worden en dat de standaard douaneheffingen van toepassing zullen zijn. Packlink voert geen tijdelijke verzendingen uit buiten de EU.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 31 van 31

Als u hulp nodig heeft, vul dan het online formulier in

Neem contact op