Douane-inklaring: vereisten en documentatie voor internationale zendingen

Wanneer u een internationale zending verstuurt, is het van essentieel belang dat u op de hoogte bent van de informatie en fiscale gegevens die de douaneautoriteiten vragen om vertragingen of incidenten bij de levering van de zending te voorkomen.

In dit artikel leggen we uit wanneer het nodig is om het identiteitskaart/Btw-ID nummer - VAT/TAX ID van de ontvanger te vermelden, waarom de EORI-code verplicht is en met welke uitzonderingen u rekening moet houden, afhankelijk van de vervoerder of het land van bestemming van de zending:

• VAT/TAX ID van de ontvanger
• EORI-code van de verzender: verplicht in alle gevallen
• Uitzonderingen en specifieke vereisten
• Aanbevelingen voor verzendingen buiten de EU

VAT/TAX ID van de ontvanger

Voor de douaneafhandeling moet het nummer van het identiteitskaart/Btw-ID nummer - VAT/TAX ID worden opgegeven, aangezien de douaneautoriteiten aan de hand van deze gegevens de ontvanger van de goederen correct kunnen identificeren.

In sommige gevallen kan de ontvanger er de voorkeur aan geven zijn fiscaal identificatienummer niet te verstrekken. Wanneer dit gebeurt, is het mogelijk dat de zending de douaneafhandeling doorloopt zonder deze gegevens te verstrekken, op voorwaarde dat de vervoerder of de regelgeving van het land van bestemming dit toestaat. Packlink PRO kan echter niet garanderen dat de afhandeling zonder deze informatie plaatsvindt, aangezien de uiteindelijke beslissing uitsluitend bij de douaneautoriteiten ligt.

Bovendien kunnen douaneagenten op elk moment besluiten om een inspectie uit te voeren of aanvullende informatie of documenten op te vragen om de inklaring te voltooien. In dat geval nemen de autoriteiten rechtstreeks contact op met de ontvanger om alle documentatie op te vragen.

Om deze reden moet u een lokaal telefoonnummer (van het land van bestemming) en een geldig e-mailadres van de ontvanger vermelden, aangezien dit de communicatie met de douane vergemakkelijkt en mogelijke vertragingen bij de levering voorkomt.

Terug naar het begin van deze page

EORI-code van de verzender: verplicht in alle gevallen

Het EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification number) van de afzender of exporteur is altijd verplicht, zowel voor transacties binnen de Europese Unie (EU) als voor handelstransacties tussen lidstaten en landen buiten de EU.

Dit nummer koppelt het btw-nummer of fiscaal nummer van de afzender aan zijn registratie als economische operator bij de douaneautoriteiten.

Belangrijk

Als uw zending geen geldige EORI-code bevat, kan de douane het pakket vasthouden totdat deze informatie wordt verstrekt of het zelfs terugsturen naar de afzender, wat extra kosten met zich meebrengt die aan de opdrachtgever van de zending in rekening worden gebracht.

Op ons Helpcentrum leggen we uit wat het EORI-nummer is en waarom het belangrijk is.

Terug naar het begin van deze page

Uitzonderingen en specifieke vereisten

Hoewel in sommige gevallen het identiteitskaart/Btw-ID nummer - VAT/TAX ID van de ontvanger niet verplicht is, zijn er belangrijke uitzonderingen afhankelijk van de vervoerder, het type dienst of het land van bestemming.

Bij wijze van voorbeeld, zonder beperkend te zijn, vindt u in de volgende tabel de gevallen waarin het verplicht is om de fiscale gegevens van de ontvanger te vermelden, afhankelijk van de vervoerder of het land van bestemming:

Terug naar het begin van deze page

Aanbevelingen voor verzendingen buiten de EU

1. Controleer de fiscale gegevens van de afzender en de ontvanger:
   • Zorg ervoor dat de EORI-code van de afzender geldig is en correct gekoppeld is aan zijn fiscaal identificatienummer of btw-nummer.
   • Controleer of de fiscale gegevens (identiteitskaart/Btw-ID nummer - VAT/TAX ID) correct en up-to-date zijn.
   • Controleer of de contactgegevens van de afzender en de ontvanger, zoals het lokale telefoonnummer en het e-mailadres, geldig en correct zijn.
2. Vul de douanefactuur in met alle vereiste gegevens: gedetailleerde beschrijving van de inhoud, fiscale gegevens van de afzender en de ontvanger, reden van verzending, aangegeven waarde van de goederen, gedetailleerde inventaris van de artikelen, tariff number van de verzonden producten, land van herkomst van elk artikel en aanvaarding van de internationale douanevoorschriften.
   Op ons Helpcentrum leggen we uit hoe u een douanefactuur correct invult.
3. Voorkom fouten of onvolledige informatie: een simpele fout of het weglaten van een gegeven kan leiden tot vertragingen, vasthouding bij de douane of zelfs terugzending van het pakket naar de afzender.
   In uitzonderlijke gevallen kunnen de douaneautoriteiten de goederen vernietigen als de benodigde documentatie niet wordt verstrekt.
4. Voeg de douanedocumentatie op de juiste manier toe: stop alle documenten in een doorzichtige envelop en plak deze met voldoende verpakkingstape op een zijkant van het pakket. Zorg ervoor dat op de buitenkant van de envelop Douanedocumenten / Customs Documents.

Als de tracking van uw zending de status Incident vermeldt, neem zo snel mogelijk contact op met het Packlink klantenserviceteam door een verzoek te sturen via de Help en Support sectie van uw PRO account, waarbij u de optie Levering selecteert, om het incident te claimen bij het transportbedrijf, u te voorzien van details over de benodigde documenten en de stappen die u moet volgen om het probleem op te lossen, zodat uw zending verder kan reizen naar zijn bestemming.

Terug naar het begin van deze page