Kár vagy elvesztés miatti reklamáció benyújtásához, be kell mutatni valamilyen dokumentációt: a szállított áru kereskedelmi számlája (vásárlás/eladás) vagy vásárlási nyugta.
A számla fontos a kártérítési osztály számára, mivel ez az áru értékének legbiztosabb bizonyítéka. A számla követelményei a következők:
- A számlának tartalmaznia kell a számlaszámot, az eladó adószámát/adóazonosító jelét, adózási adatokat, az eladott termék adatait és az adók lebontását. Adómentesség esetén ezt szintén részletezni kell.
- Mindig a feladóval és/vagy címzettel megegyező adatokat kell megadni, annak érdekében, hogy bizonyítva legyen, hogy a feladás valamelyik résztvevője az áru tulajdonosa. (Kivéve a vásárlási/pénztárjegyek esetében.)
A kár vagy elvesztés miatt benyújtott reklamáció kezdeményezéséhez elengedhetetlen dokumentumról van szó, viszont abban az esetben, ha nem rendelkezik számlával vagy a számla dátuma meghaladja a 60 napot, lehetséges, hogy a fuvarozó cég és/vagy a kártérítési osztály elfogad egy: hitelesített értéknyilatkozatot.